Avainsana-arkisto: häiden suunnittelu

Apua hääsuunnitteluun: Tahtoo-sivusto

 

Kun häitä suunnittelee ja järjestää, on edessä tuhat ja yksi asiaa mietittäväksi. Isot asiat on helppo muistaa ja pitää mielessään, mutta jos häihin haluaa mukaan yksittäisiä pikkujuttuja, ruuhkautuu pää aika nopeasti. Jos ihan totta puhutaan – se ruuhkautuu joka tapauksessa, vaikka häät eivät olisikaan yksityiskohdilla kikkailua. Siksi tämä, viikko sitten bongaamani Tahtoo-sivusto on aivan mahtava löytö!

Aloitimme hääsuunnitelmien kirjaamisen (kyllä, tykkään listoista ja asioiden ylös kirjoittamisesta) aluksi yhteiseen jaettuun Google Sheets -tiedostoon, jossa on eri välilehtiä; yhdellä välilehdellä vieraslista, toisessa budjetti, kolmannessa vertailuja juhlapaikasta… Mukavasti sinnekin sai asioita listattua, mutta Tahtoo.fi vie homman ihan uudelle tasolle. Tahtoo on sivusto, minne saat kirjattua käytännössä kaikki häihin liittyvät asiat, yhteen selkeään paikkaan. Sivusto on paitsi ilahduttavan visuaalinen, myös hyvin selkeä, ilman ylimääräisiä kikkailuja.

Te, jotka olette aloittamassa suunnittelun, rekisteröitykää ihmeessä tämän sivun käyttäjäksi. Se ei maksa mitään, ja simppeli toteutus on auttanut jo muutamassa päivässä jäsentämään suunnitelmia.

Kokonaisuus on jaettu kuuteen eri kokonaisuuteen: tehtävät, kukkaro, vieraat, pöydät, hääsivu ja viestit.

Tehtäviin on jaoteltu aiheittain erilaisia häihin liittyviä to do -juttuja, joita voi vapaasti myös itse muokata. Omiin tarpeisiin siellä oli valmiina niin kattava lista eri asioista, ettei ainakaan vielä ole ollut tarvetta tehdä lisäyksiä. Kun jokin asia on hoidettu kuntoon, sen voi ”vetää yli” ja tehtävälista kutistuu. Kätevää!

Omaan tiliin saa yhdistettyä myös monta käyttäjää eri rooleihin (morsian, sulhanen, kaaso…), eli luotua kunnon ”häätiimin”. Tämäkin varsin kätevä ominaisuus, jos häitä suunnittelee ja toteuttaa moni eri ihminen.

Parhaillaan kovimmalla käytöllä oleva Kukkaro-osio kertoo, kuinka paljon hääbudjetista on jäljellä – tai kuinka paljon se huutaa hoosiannaa. Kukkaroon pystyy niin ikään erittelemään kaikki eri häämenot aiheittain, ja räätälöimään kukkaron sisältöä sen mukaan, mihin kaikkeen rahaa häissä menee. Itse poistin esimerkiksi hääauton, koska meille ei tule sellaista.

Kukkaron jokaisessa ryhmässä on alakulmassa myös ”ideat”, josta löytyy juuri niitä ”ai niin toikin” -juttuja, joita ei ehkä ole vielä tullut edes ajatelleeksi. Toisaalta siellä voi olla myös paljon itselle turhia juttuja, jotka voi samantien karsia pois. Juhlan ilme -ryhmän ideoissa on esimerkiksi maljakot, tuolihuput ja kirkko-ohjelma – kaikki sellaisia juttuja, joita esimerkiksi meidän häissä ei tarvita. Kukkaron räätälöintimahdollisuus on ihan huippu!

Kukkaro myös kerryttää koko ajan oikeaan yläkulmaan kokonaisbudjettia, jota voi päivittää missä vaiheessa tahansa uudelleen.  Samalla voi seurata vahvistettujen ja arvioitujen hintojen muodostumista, ja sitä miltä häiden kokonaisbudjetti kulloinkin näyttää. Jokaisen menon kohdalle pystyy laittamaan sekä arvion, vahvistetun summan että jo maksetun osuuden. Näin pysyy myös kartalla siitä, kuinka paljon häistä on jo maksettuna.

Vieraat-osioon pystyy nimensä mukaisesti luetteloimaan kaikki kutsutut vieraat, tai toisaalta heittää lista kaikista mahdollisesti kutsuttavista, ja lopullisten lukujen pohjalta alkaa pyöritellä lopullista kutsuvieraslistaa.

Täältä löytyy myös erittäin kätevä yhteenveto, ”hääraportti”, jossa on kaikki oleelliset luvut: kokonaismäärä kutsuttavista, kutsujen lukumäärä, lasten lukumäärä ja niin edelleen. Vieraiden suhteen pystyy määrittelemään myös esimerkiksi sukupuolen ja sen, onko vieras sulhasen vai morsiamen kutsuma. Tämä osio tulee seuraavan kerran ahkeraan käyttöön sitten, kun kutsut on saatu matkaan, ja ilmoittautumisia alkaa sadella. Näin lopullinen vieraslista pysyy kokoajan ajan tasalla!

Yksi henkilökohtaisesti ilahduttavimmista osioista Tahtoo-sivustossa on Pöydät; enää ei tarvitse miettiä pöytien ja tikku-ukkojen raapustusta käsin ruutupaperille, yhä uudelleen ja uudelleen.

Voin vain kuvitella, miten suuri apu tästä sivusta on sitten, kun juhlavieraiden määrä on tiedossa ja voimme suunnitella pöytäjärjestyksen. Sivulle pystyy raahaamaan sivuvalikosta erikokoisia ja -näköisiä pöytiä sekä muita elementtejä (esim. seinää), jotta sivulle saisi mahdollisimman aitoa vastaavan juhlapaikan pohjapiirroksen. Kun vieraat ovat vahvistaneet tulonsa, voi kutsuttuja tiputella eri pöytiin ja rakentaa sitä kautta eri pöytäkokonaisuuksia. Halleluja tälle ominaisuudelle!

Hääsivu on parhaillaan uudistettavana ja toistaiseksi poissa käytöstä – jos olen oikein ymmärtänyt, niin tätä kautta voisi ilmeisesti tulevaisuudessa hoitaa esimerkiksi lahjalistaa ja muuta vieraille kohdennettua asiaa. Viestit-osiossa taas voi keskustella häätiimin kesken, jos tarvetta ilmenee.

Kyseessä on melko tuore sivusto, joka on todellakin löytänyt paikkansa ainakin tämän morsiamen hääsuunnittelussa! Sivuston käyttäjäksi pääsee ainakin toistaiseksi vain pyytämällä sivun kautta: www.tahtoo.fi.  Kun pyyntö on lähtenyt, saa muutaman vuorokauden sisällä vahvistuksen sähköpostitse. Kyse on siis sivustosta, ei sovelluksesta, mutta tämä toimii kyllä tosi hyvin niin pöytäkoneella kuin mobiilistikin. Suosittelen lämpimästi kokeilemaan, jos aihe on ajankohtainen. Samanlaisen sivuston kun saisi vielä arkielämän pyörittämistä varten!

/Riikka

Kuinka kauan häiden suunnittelu kestää?

 

Järjestin viime viikolla Instagram-tililläni blogiaihekyselyn, jossa saitte äänestää, mistä aihealueista teitä kiinnostaisi kaikkein eniten lukea. Tulosten kärjessä oli mm. häät, joten päätin kirjoittaa näin alkuun omat kokemukseni siitä,  kuinka kauan häiden suunnittelu ihan oikeasti kestää, meidän kohdallamme.

Häät – suunnitelmat käyntiin vuosia ennen H-hetkeä?

Yleinen ajatus nykyään lienee, että häiden suunnittelu on aloitettava vähintään vuotta ennen H-hetkeä. Vuosikin saattaa näyttäytyä joidenkin silmissä lyhyenä aikana. Joissakin tapauksissa, erityisesti pääkaupunkiseudulla, varhainen valmistautuminen on varmasti käytännön sanelemaa: suosittujen juhlapaikkojen tai vaikkapa juuri tietyn valokuvaajan varaaminen vaatii aikaista reagointia, muuten joudut tekemään kompromisseja. Mitä tarkemmat visiot morsiusparilla on esimerkiksi hääpäivästä, juhlapaikasta tai catering-palveluista, sitä varhaisemmin tulee olla liikkeellä.

Pakko myöntää, että pyörittelin itse silmiäni ajatukselle, että esimerkiksi hääpaikka varattaisiin yli vuotta etukäteen tai että hääpuku ostettaisiin  jo vuotta ennen häitä. Pidin sitä turhana hössötyksenä ja liiotteluna: niin tärkeä kuin hääpäivä itse kullekin on, voidaan häiden suhteen mennä myös överiksi, kyse kun on kuitenkin vain yhdestä päivästä. Erityisesti hääbudjettiin suhtauduin nihkeästi: juhlat, joiden tuntihinnaksi muotoutuu lähemmäs tuhat euroa, vaikutti yksinkertaisesti liiottelulta.

Entä nyt, kun olemme itse päässeet konkreettisesti hääsuunnittelun ihmeelliseen maailmaan? Olen edelleen sitä mieltä, että tiettyjen asioiden kanssa voidaan mennä todella överiksi hääsuunnittelussa, ja liian aikainen suunnittelu ei ole hyvästä – mutta tämä on toki vain se tyyli, jolla itse tykkään suunnitella asioita: huolella, mutten turhan aikaisin. Mielikin saattaa muuttua niin pitkässä ajassa esimerkiksi hääpuvun suhteen.

Sille ei kuitenkaan voi mitään, että kun ihmiset suunnittelevat häitään ajoissa, on esimerkiksi ne kivat juhlapaikat täynnä vuotta tai jopa kahta etukäteen. Olen myös joutunut toteamaan, että yllättävän monilla asioilla on itselleni lopulta suuri merkitys häissä: nämä juhlat on kuitenkin ajatus viettää vain sen yhden ainoan kerran elämässä. Siksi myös budjetti on muotoutunut hieman suuremmaksi kuin ensin suunnittelimme. Pienen pieniä yksityiskohtia en jaksa hössöttää, sillä omasta mielestäni kokonaisuus on tärkein, mutta isoissa linjoissa emme ole tinkineet.

Huomio omaan vaatimustasoon ja vuodenaikaan

Mainitsen kunkin oman vaatimustason ja päässä muhivien häävisioiden merkityksen tärkeyden, koska sen myötä voi määrittää, kuinka etuajassa häitä pitää alkaa suunnittelemaan. Jos haluat häät ehdottomasti jossakin tietyssä paikassa järvimaisemassa tai jokin muu asia on jo mielessä valmiiksi pureskeltu, pitää olla ajoissa, jotta kaikki kriittiset asiat (päivä, vihkijä, paikka, catering…) saa mätsäämään yhteen. Jos taas hääpaikaksi kelpaa mikä tahansa ison porukan vetävä juhlasali, hääpäivällä ei ole väliä, voit mielihyvin ostaa hääpuvun käytettynä, poistomyynnistä tai Zalandolta, Spotify on riittävä musiikinlähde ja ruoankin suhteen olet kaikkiruokainen, riittää suunnitteluun huomattavasti lyhyempi aika.

Meillä ei ollut aivan häiden suunnittelun alkutaipaleella oikeastaan mitään ehdotonta must have -juttua, kuten tietty juhlapaikka. Jopa päivä oli osastoa ”ei väliä”. Varsinkin minulla oli kuitenkin niitä päässä muhivia visioita monistakin asioista…

Aivan alkuun suunnittelimme perinteisiä kesähäitä, mutta sopivan hääpaikan löydyttyä jouduimme valitsemaan päivistä sen, joka sattui olemaan vapaana, ja se päivä oli toukokuussa. Sanottakoon näin, että juhlapaikan upeus peittosi ajatuksen kesähäistä, varsinkin kun Suomen kesä on mitä on.

Lopulta kävikin niin, että keväthäihin päätyminen helpotti ihan kaikessa häiden suunnitteluun liittyvissä asioissa. Tähän mennessä yksikään tarjouspyyntö ei ole kaatunut siihen, että päivä olisi varattu jo jollekin toiselle – vaikka ensimmäiset varaukset tehtiin ”vasta” kahdeksan kuukautta ennen hääpäivää. Tähän on syynä tietysti se, että Suomen hääsesonki on kesä-elokuussa, ja silloin  kaiken varaamisessa pitää olla paljon enemmän ajoissa kuin muina vuodenaikoina. Jos häärumbaa ei huvita aloittaa vähintään vuotta etukäteen, suosittelenkin lämpimästi  juhlia sesongin ulkopuolella. :)

Olen sitä mieltä, että itse häät järjestää mainiosti vaikka parissa kuukaudessa: paikkojen, hääammattilaisten ja tavaroiden varaaminen on se, mihin sitä aikaa vaaditaan. Meidän tapauksessa ensimmäiset askeleet kohti häitä tehtiin tosiaan kahdeksan kuukautta ennen häitä, ja silloin varattiin vain kaikki tärkeimmät asiat. Sen jälkeen meni pitkä aika, ettei tehty yhtään mitään. Suunnittelu menee siis sykleissä, eikä koko valmisteluaika tarkoita automaattisesti sitä, että joka viikko tarvitsisi tehdä aktiivisesti jotain hääsuunnitelmia.

Häiden muistilista – mitä pitää muistaa missäkin vaiheessa

Häistä on olemassa vaikka minkälaisia muistilistoja siitä, mitä missäkin vaiheessa tulisi suunnitella ja tehdä. Tein tähän alle omani, todenmukaisen, tuskin aukottoman, mutta toisaalta jo osittain toteutuneen suunnitelmani nyt, kun häihin on 3,5 kuukautta aikaa. Sieltä puuttuu tarkoituksella ”viisi kuukautta ennen häitä”, koska silloin meidän häät eivät edistyneet suuntaan eikä toiseen. ;D Neljän-kolmen kuukauden kohdalta lähtien kyse on tietysti alustavasta suunnitelmasta. Teen kenties häiden jälkeen vielä toteutuneen listan, jossa käy ilmi mahdolliset muuttujat.

Toivottavasti tästä on iloa teille joillekin, jotka olette juuri aloittamassa hääsuunnitelmia ja mietitte mistä tulisi aloittaa! Omat täsmävinkkini:

a) Miettikää, keitä kaikkia haluatte häihin kutsua. Sen perusteella tiedätte summittaisen osallistujamäärän ja tiedätte minkä kokoisia juhlapaikkoja pitää katsoa.

b) Vertailkaa juhlapaikkojen hintoja. Kannattaa huomioida ainakin se, kuinka kauan juhlapaikalla saa olla ennen/jälkeen, mitä hintaan sisältyy (esim. astiat, pöytäliinat) ja kuinka paljon paikka vaatii koristelua (yksi häiden raharei’istä).

c) Kun paikka on päätetty ja buukattu, kannattaa siirtyä vihkimisajan varaamiseen, cateringiin sekä valokuvaajan ja bändin kilpailuttamisiin. Meidän kohdallamme paikan varaus oli ensimmäinen konkreettinen sykäys, sen jälkeen seuraavat palaset alkoivat loksahdella paikoilleen.

Jos siellä ruudun toisella puolen on muita morsiamia, olisi hauska kuulla myös teidän kokemuksia siitä, kuinka kauan häitä on lopulta suunniteltu.

Iloa päivään :)

/Riikka

Kuvitus: Sander Vill (joka tulee myös ikuistamaan tulevat häämme)