Avainsana-arkisto: työt

Onnistuneen sähköpostin salaisuus

 

Joitain asioita työelämässä arvostetaan liian vähän – yksi näistä on taito kirjoittaa onnistuneita sähköposteja.

Sähköposti on meistä useimmille pakollinen työväline, mutta kuinka moni meistä on käynyt kurssin onnistuneen sähköpostin kirjoittamisesta? Entä kuinka moni varaa kalenteristaan erikseen aikaa sähköposteille, samaan tapaan kuin tapaamisille tai muille työtehtäville? Postien läpikäyntiin, lukemiseen ja viestien kirjoittamiseen kuluu päivästä kuitenkin monia minuutteja, jopa tunteja, eikö totta?

Olen itse harjoitellut raivaamaan kalenterista tilaa meileille sekä aamu- että iltapäiviin. En halua kirjoittaa meilejä hutaisten, lounaan lomassa tai matkalla junalle. Miksi?

Koska niitä näpytellessäni tulen kertoneeksi aika paljon myös itsestäni. Joissain tapauksissa saatan viestiä tietyn henkilön kanssa pitkäänkin, ennen kuin tapaamme kasvokkain. Silloin ne sähköpostit ovat ainoa viesti siitä, millaisena ihmisenä vastapuoli minut näkee. Positiivisena? Asiantuntevana? Sympaattisena? Vai sittenkin hätäisenä, äkkipikaisena tai välinpitämättömänä, jopa tylynä?

Vuosien varrella olen saanut kaikenlaisia sähköposteja. Pitkiä jaarituksia, kahden tavun kuittauksia, sähköposteja ilman isoja kirjaimia tai välimerkkejä sekä niitä viestejä, joiden tarkoitus on jäänyt hämärän peittoon. Olen saanut paljon myös selkeitä, hyvin jäsenneltyjä sähköposteja. Aivan kuten itsekin olen joskus kirjoittanut sekä huonoja että hyviä sähköposteja, olen myös vastaanottanut kaikkea maan ja taivaan väliltä.

Mikä sitten tekee hyvän sähköpostin? Ja miksi siihen tulisi uhrata aikaa?

Tässä pari ajatusta.

Isot alkukirjaimet, pisteet ja pilkut kohdilleen.

Sähköpostin ei tarvitse olla loppuun hiottu kirjoitelma. Perusasioista on kuitenkin ihan oikeasti hyötyä, jotta asia tulee selväksi ja väärinymmärryksiltä vältytään. Virheet tekstissä saattavat tuoda mukanaan myös ikävän tunteen siitä, että vastapuoli ei ole kiinnostunut viestimään kanssasi yhtään enempää kuin pakollista.

Jäsennelty, tiivis kokonaisuus.

Myös tämän avulla vältytään vääriltä tulkinnoilta. Jos samassa kappaleessa hypitään asiasta toiseen tai lause rönsyilee seitsemään eri suuntaan, saattaa lukija jäädä viestin luettuaan paitsi hämmentyneeksi, myös kiukkuiseksi.

En todella ole täydellinen kirjoittaja itsekään, ja lähes aina sähköpostia oikolukiessa löydän joukosta sekavan kohdan, jonka korjaan. Joku voi ajatella, että sähköpostien oikoluku vie liikaa aikaa. Niin vie muuten väärinymmärryksetkin, ja ne moneen kertaan edestakaisin menevät viestit. Itse suosin luetteloita, niillä saa viesteihin ryhtiä.

Ystävällisyys.

Kuten missä tahassa viestintätilanteessa, ole ystävällinen. Se ei maksa mitään. Ystävällistä sävyä voi myös harjoitella ja ystävälliseltä kuulostava teksti onnistuu myös ilman hymiöitä. Tekstin sävyyn vaikuttaa positiivisesti myös se, että tervehdit nimellä ja toivotat lopuksi vaikkapa hyvää viikkoa. Huutomerkkiä kannattaa käyttää säästellen, sillä se saatetaan tulkita huutamisena.

Mitä muuten tulee hymiöiden käyttöön: olemme kaikki erilaisia. Sähköpostin ei omasta mielestäni tarvitse missään nimessä olla kuivaa tai kankeaa, mutta hymiöitä kannattaa silti käyttää harkiten. Toiset kokevat hymiöiden vesittävän uskottavuutta. Ennen tehtiin sinun-kaupat, nykyään voi jossain tilanteissa olla aiheellista odottaa hymiö-kauppoja.

Ja mikä onkaan näille vinkeille yhteistä? Näitä noudattamalla kirjoitat sähköpostin, jonka vastaanottaja kokee, että olet käyttänyt aikaa kirjoittaaksesi viestin juuri hänelle. Viestin, joka on helppo ymmärtää, josta on hyötyä, ja johon on myös kiva vastata.

/Riikka

arne_jakobsen